写真、動画、PDF、Excel、Wordファイルなどを誰かに送るとき、「ZIPに圧縮して送ってください」と言われることがあります。
しかし、実はファイル共有は必ずしもZIPにする必要はありません。
Googleドライブ、OneDrive、Dropbox、ギガファイル便などを使えば、ファイルを圧縮せず、そのままの状態で共有できます。
この記事では、ファイルを圧縮せずに共有する方法を初心者向けにわかりやすく解説します。
ファイルを圧縮せずに共有するとは
ファイルを圧縮せずに共有するとは、Word、Excel、PDF、画像、動画などのファイルを、ZIPファイルにまとめず、そのまま相手に送ることです。たとえば、下記のような共有方法です。
- GoogleドライブにPDFをアップロードしてURLを送る
- OneDriveにExcelファイルを置いて共有リンクを送る
- Dropboxで画像フォルダを共有する
- ギガファイル便に動画をアップロードしてURLを送る
- LINEやメールで直接ファイルを添付する
つまり、ファイルそのものを相手に渡すのではなく、クラウドサービスを利用して、インターネット上にファイルを置いて、そのURLを相手に送るイメージです。
なぜ圧縮しないで共有するのか
ファイルをZIPに圧縮すると、複数のファイルを1つにまとめられるため便利です。しかし、必ずしも圧縮が最適とは限りません。圧縮しない共有には、下記のようなメリットがあります。
1. 相手が解凍する手間を省ける
ZIPファイルは、受け取った側が解凍しないと中身を確認できません。パソコンに慣れている人なら問題ありませんが、スマホで受け取った場合や、パソコン操作に慣れていない人にとっては少し面倒です圧縮せずに共有すれば、相手はリンクを開くだけでファイルを確認できます。
2. ファイルの中身をすぐに確認できる
ZIPファイルは、中身をプレビューできない場合があります。GoogleドライブやOneDriveなどを使うと、PDF、画像、Word、Excelなどをブラウザ上でプレビューできます。相手はダウンロードしなくても、内容を確認できる場合があります。
3. ファイルの差し替えがしやすい
クラウドを使って共有している場合、ファイルを差し替えても同じリンクで共有できます。例えば、資料にミスがあった場合でも、共有先のファイルを更新すれば、相手に再送しなくて済みます。
ファイルを圧縮せずに共有する方法
圧縮せずにファイルを共有する方法は、大きく分けると下記の4つです。
- クラウドストレージを使う
- ファイル転送サービスを使う
- チャットアプリで送る
- メールに直接添付する
方法１：Googleドライブ
一番使いやすい方法の1つが、Googleドライブを使った共有です。Googleアカウントを作成していれば誰でも無料で利用することができ、PDF、画像、Word、Excel、動画など、様々なファイルをアップロードできます。手順は下記のとおりです。
■個人向けのクラウド ストレージおよびファイル共有プラットフォーム – Google
手順1：Googleドライブを開く
まず、Googleドライブにアクセスします。Googleアカウントにログインしていない場合は、ログインしてください。
手順2：共有したいファイルをアップロードする
画面左上の「新規」をクリックし、「ファイルのアップロード」を選択します。共有したいファイルを選ぶと、Googleドライブ上にアップロードされます。フォルダごと共有したい場合は、「フォルダのアップロード」を使うこともできます。
手順3：ファイルを右クリックする
アップロードしたファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
手順4：共有範囲を設定する
ここが重要です。共有設定には、主に下記のような種類があります。
- 制限付き：指定した人だけが見られる
- リンクを知っている全員：URLを知っている人が見られる
個人情報や仕事の資料を共有する場合は、「制限付き」にして、相手のGoogleアカウントを指定する方が安全です。一方で、相手がGoogleアカウントを持っていない場合や、簡単に共有したい場合は、「リンクを知っている全員」にすると共有しやすくなります。ただ、URLを知っている全て人に共有されることになるので、セキュリティの観点から見るとあまりおすすめしません。
手順5：権限を選ぶ
共有するときは、相手にどこまで操作を許可するかの権限の設定をすることができます。
- 閲覧者：見るだけ
- コメント可：コメントできる
- 編集者：内容を編集できる
基本的には、「閲覧者」にしておくのがおすすめです。編集されると困るファイルは、絶対に「編集者」にしないようにしましょう。
手順6：リンクをコピーして送る
設定が終わったら、「リンクをコピー」をクリックします。コピーしたURLをメール、LINE、チャットなどで相手に送れば共有完了です。
方法2：OneDrive
WindowsのPCを使っている人なら、OneDriveも便利です。OneDriveはMicrosoftのクラウドストレージで、Windowsと相性が良いのが特徴です。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeファイルを共有したい場合に特に使いやすいクラウドストレージとなっています。
■個人用ファイル共有とクラウド ストレージ | Microsoft OneDrive
手順1：OneDriveを開く
MicrosoftアカウントでOneDriveにログインします。Windowsパソコンの場合、おそらくOneDriveが標準で入っています。
手順2：ファイルをアップロードする
共有したいファイルをOneDriveにアップロードします。ブラウザからアップロードしてもよいですし、パソコン内のOneDriveフォルダにファイルを入れて同期する方法もあります。
手順3：ファイルを右クリックして共有する
OneDrive上のファイルを右クリックし、「共有」を選択します。
手順4：共有リンクを作成する
「リンクを知っている人が表示できます」などの設定を選びます。ここでも、編集されたくない場合は「表示のみ」にしておきましょう。
手順5：リンクをコピーして送る
共有リンクをコピーして、メールやチャットで相手に送れば完了です。
方法3：Dropbox
Dropboxも、ファイル共有サービスとして有名です。ファイルをアップロードして共有リンクを作れば、相手にURLを送るだけで共有できます。
■2 TB のストレージでどこからでもファイルにアクセス可能
手順1：Dropboxにログインする
Dropboxにアクセスしてログインします。
手順2：ファイルをアップロードする
共有したいファイルをDropboxにアップロードします。
手順3：共有リンクを作成する
アップロードしたファイルの横にある「共有」や「リンクをコピー」を選びます。
手順4：URLを相手に送る
コピーしたリンクをメールやチャットで送れば、相手がファイルを確認できます。
方法4：ギガファイル便で共有する
アカウント登録なしで大容量ファイルを送りたい場合は、ギガファイル便が便利です。動画、画像、音声ファイル、制作データなど、容量の大きいファイルを一時的に送るときに使いやすいサービスです。
■無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile(ギガファイル)便
手順1：ギガファイル便を開く
ブラウザでギガファイル便を開きます。
手順2：保存期間を選ぶ
ファイルを何日間保存するか選びます。公式サイトでは、保存期間を3日〜100日の中から選べると案内されています。
手順3：ファイルをアップロードする
共有したいファイルを画面上にドラッグ＆ドロップします。または、ファイル選択ボタンからアップロードします。
手順4：URLをコピーする
アップロードが完了すると、ダウンロード用URLが発行されます。そのURLをコピーして相手に送れば共有完了です。
方法5：LINEやチャットアプリで送る
友人や家族にファイルを送る場合は、LINE、Discord、Slack、Teamsなどのチャットアプリで直接送る方法もあります。
チャットアプリで送るメリット
チャットアプリで送るメリットは、手軽さです。わざわざクラウドストレージにアップロードしなくても、トーク画面やチャット画面にファイルを添付するだけで送れます。
チャットアプリで送るデメリット
ただし、チャットアプリには注意点もあります。
- 送れる容量に制限がある
- ファイルの保存期間がある場合がある
- 画像や動画が自動圧縮されることがある
- 古いファイルを後から探しにくい
特に、画質を落としたくない写真や動画を送る場合は、チャットアプリよりもクラウドストレージやファイル転送サービスを使う方が安心です。
圧縮せずに共有するときの注意点
ファイルを圧縮せずに共有するのは便利ですが、注意点もあります。
1. 共有範囲を間違えない
必ず注意したいのが、共有範囲の設定です。「リンクを知っている全員」にすると、URLを知っている人なら誰でも見られる状態になります。URLを送った相手がさらに別の人に転送すると、その人もファイルを見られる可能性があります。個人情報、契約書、履歴書、社内資料などを共有する場合は、必ず共有相手を限定しましょう。
2. 編集権限を付けない
共有リンクを作るときに、相手を「編集者」にしてしまうと、ファイルの内容を変更される可能性があります。確認してもらうだけなら、「閲覧者」や「表示のみ」に設定しましょう。
3. 共有後はリンクを停止する
一時的に共有しただけのファイルは、用事が終わったら共有リンクを停止しておくと安全です。GoogleドライブやOneDriveでは、共有設定を後から変更できます。「もう相手がダウンロードしたから大丈夫」と思っても、共有リンクが残っていると、後からアクセスされる可能性があります。
4. 個人情報が入っていないか確認する
ファイルを共有する前に、個人情報が含まれていないか確認しましょう。例えば下記のような情報です。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 顔写真
- 口座情報
- パスワード
- 社内情報
- 顧客情報
5. パスワードの送り方に注意する
ファイルにパスワードを設定した場合、パスワードを同じメールや同じチャットで送ってしまうと、セキュリティ的にはあまり意味がありません。例えば、ファイル共有URLをメールで送ったなら、パスワードは電話や別のチャットで伝えるなど、送信経路を分けると安全性が高まります。
6. 長期保存したいファイルには転送サービスを使わない
ギガファイル便のようなファイル転送サービスは、一時的な受け渡しには便利です。しかし、保存期間が過ぎるとファイルは削除されます。長期的に保存したいファイルや、後から何度も見返したいファイルは、Googleドライブ、OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージに保存して共有する方が向いています。
ファイル共有の基本的な考え方
ファイル共有で大切なのは、相手が受け取りやすい方法を選ぶことです。自分にとって便利でも、相手が使いにくければ意味がありません。
例えば、相手がスマホしか使っていないなら、ZIPファイルを送るよりも、Googleドライブやギガファイル便のリンクを送った方がわかりやすい場合があります。
逆に、仕事で厳密に管理する必要があるファイルなら、共有範囲や権限を細かく設定できるクラウドストレージの方が安全です。
ファイル共有では、相手が開きやすいか、ファイルサイズに問題はないか、他の人に見られて困らないかを意識して共有することでトラブルを防ぎやすくなります。
まとめ
ファイルを共有するとき、必ずZIPに圧縮する必要はありません。Googleドライブ、OneDrive、Dropbox、ギガファイル便などを使えば、ファイルを圧縮せずにそのまま共有できます。下記がおすすめの使い分けです。
| 普段使い | Googleドライブ |
| Windows・Officeファイル中心 | OneDrive |
| 画像や制作データの共有 | Dropbox |
| 大容量ファイルを一時的に送る | ギガファイル便 |
| 小さいファイルを手軽に送る | メール添付・チャットアプリ |
圧縮せずに共有すると、相手が解凍する手間を省けるうえ、スマホでも確認しやすくなります。ただし、共有リンクの範囲や編集権限を間違えると、他人に見られたり、ファイルを変更されたりする可能性があります。ファイルを共有するときは、便利さだけでなく、安全性にも注意しましょう。
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